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長(cháng)沙玉誠環(huán)境景觀(guān)工程有限公司
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文件 |
環(huán)境信息交流控制程序 |
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體系編號 |
G13-3 |
標準編號 |
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編制人 |
沈玲 |
部門(mén)負責人審核 |
文蕾 |
人事部門(mén)審核 |
黃智明 |
分管領(lǐng)導審核 |
鄒修陽(yáng) |
1 目的
為了建立和規范內外協(xié)商與溝通,及時(shí)準確地收集、傳遞、反饋、處理內外部信息,確保質(zhì)量/環(huán)境管理體系的有效運行。
2 適用范圍
適用于公司內部和外部有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境的信息交流與溝通活動(dòng)。
3 術(shù)語(yǔ)
3.1 內部信息:主要是指公司內部有關(guān)作業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方面的信息。
3.2 外部信息:指從公司外部獲取的法律法規及其他要求、上級來(lái)文、市場(chǎng)信息、經(jīng)濟信息。
3.3 質(zhì)量/環(huán)境信息:與作業(yè)質(zhì)量/環(huán)境影響有關(guān)的資料和數據。
4 職責
4.1 管理者代表:負責組織處理質(zhì)量、環(huán)境問(wèn)題的投訴事件。
4.2 行政部:負責與認證機構的交流與溝通,負責內外部質(zhì)量/環(huán)境管理體系方針、目標、指標、管理方案、法律法規等信息的管理;負責環(huán)境管理方面的信息接收、傳遞和處理;負責環(huán)境管理方面的內外部協(xié)商與溝通;負責原材料、中間作業(yè)、成品質(zhì)量方面的管理,有關(guān)信息的接收、傳遞和處理。
4.3 市場(chǎng)部:負責顧客信息的交流和處理以及顧客滿(mǎn)意度信息的收集和處理,并傳遞到相關(guān)部門(mén);負責相關(guān)運輸方的信息管理;負責供方質(zhì)量、環(huán)境信息的收集和處理。
4.4行政部:負責上級政府、地方主管部門(mén)的規定、決定、要求等信息的接收、傳遞和處理上報;負責管理評審信息的傳遞;負責收集和處理周邊社區對環(huán)境污染投訴的信息。
4.5 工程部:負責制造過(guò)程中質(zhì)量信息、環(huán)境信息的收集、分析、管理。
4.6 各部門(mén)負責相應業(yè)務(wù)范圍內質(zhì)量、環(huán)境活動(dòng)相關(guān)信息的收集、傳遞、管理處置等工作。
5 工作程序
5.1 信息交流
5.1.1外部信息交流的內容:
a) 質(zhì)量、環(huán)境管理有關(guān)的法律法規、條例、規范、標準等信息;
b) 行業(yè)主管部門(mén)發(fā)出的規定、決定、要求、指示等信息;
c) 質(zhì)量技術(shù)監督管理部門(mén)、環(huán)境保護行政部門(mén)、地方環(huán)境監測站、認證機構等監督、檢測或檢查的結果及反饋的信息;
d) 與相關(guān)方交流的有關(guān)信息(如與外包服務(wù)供方、顧客、周邊居民、供應商、股東、媒體等),包括與顧客的溝通,相關(guān)方的投訴處理信息等;
e) 緊急狀態(tài)與外界聯(lián)系的信息;
f) 公司質(zhì)量/環(huán)境方針通告相關(guān)方的信息;
g) 重大事故、事件信息。
5.1.2內部信息交流的內容:
a) 公司質(zhì)量/環(huán)境體系運行職責、權限、方針、目標、指標、管理方案的傳達與實(shí)施信息;
b) 有關(guān)法律、法規及其他要求的獲取、更新和遵守情況;
c) 有關(guān)重要環(huán)境因素影響及運行控制信息;
d) 教育培訓信息;
e) 質(zhì)量/環(huán)境管理體系監測與測量信息,包括作業(yè)實(shí)物質(zhì)量、體系運行檢查情況、顧客相關(guān)方投訴、抱怨和滿(mǎn)意度測量信息;
f) 內外部審核、行業(yè)監督檢查、管理評審信息;
g) 不合格(不符合)、糾正與預防措施實(shí)施信息;
h) 緊急情況內部聯(lián)絡(luò )和重大事故、事件處置信息;
i) 數據分析、傳遞、反饋信息;
j) 作業(yè)實(shí)現過(guò)程信息,如:顧客/合同的作業(yè)要求、市場(chǎng)需求、采購作業(yè)、作業(yè)和服務(wù)提供等信息。
5.2 信息交流形式
5.2.1 信息溝通與交流可采用以下方式
a) 口頭;
b) 電話(huà);
c) 會(huì )議;
d) 文件、通知、傳真;
e) 報表、報告;
f) 內部通訊、板報;
g) 電子郵件、電視;
h) 書(shū)信、回訪(fǎng)等。
5.2.2 外部信息的交流實(shí)施
5.2.2.1管理者代表組織相關(guān)部門(mén)就行業(yè)主管部門(mén)、認證機構等外部與公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關(guān)檢查、審核、參觀(guān)、訪(fǎng)問(wèn)等事項進(jìn)行溝通交流。
5.2.2.2行政部負責向外宣傳公司的質(zhì)量/環(huán)境方針,受理政府有關(guān)部門(mén)及相關(guān)方、有關(guān)公司環(huán)境問(wèn)題投訴、抱怨,并及時(shí)傳遞到相關(guān)部門(mén),督促相關(guān)部門(mén)做出處理和答復,并報管理者代表確認。涉及重大質(zhì)量、重要環(huán)境因素處理的外部投訴,其處理意見(jiàn)應報總經(jīng)理認可。
5.2.2.3行政部按《法律法規及其他要求識別和評價(jià)控制程序》規定,組織各相關(guān)職能部門(mén)收集確定其適用性?xún)热?,并形成“質(zhì)量/環(huán)境法律法規及其他要求清單”,經(jīng)管理者代表審批后在公司發(fā)布。
5.2.2.4 市場(chǎng)部負責接收與顧客有關(guān)的信息(包括顧客投訴、顧客建議和顧客滿(mǎn)意的信息等),如信息涉及其他相關(guān)部門(mén)時(shí),及時(shí)與相關(guān)部門(mén)協(xié)商處理,將處理意見(jiàn)反饋給顧客,并作好記錄。
5.2.2.5 市場(chǎng)部負責向采購作業(yè)供方傳遞公司質(zhì)量、環(huán)境的信息及要求;接收、傳遞與供方有關(guān)的質(zhì)量、環(huán)境的信息,如信息涉及其他相關(guān)部門(mén)時(shí),應及時(shí)與相關(guān)部門(mén)協(xié)商處理,將處理結果及時(shí)反饋并作好記錄。
5.2.2.6各部門(mén)負責相應業(yè)務(wù)范圍內質(zhì)量、環(huán)境信息的收集、傳遞和處理,并予以記錄。
5.2.2.7緊急狀態(tài)下按《應急準備與響應控制程序》實(shí)施。
5.2.2.8外部信息處理期限:一般在七個(gè)工作日內完成。
5.2.3 內部信息的交流實(shí)施
5.2.3.1質(zhì)量/環(huán)境方針、目標、指標以公司文件培訓等形式傳達到每一個(gè)員工。
5.2.3.2各部門(mén)獲取到新的法律法規及其他要求,應及時(shí)傳遞到行政部匯總,行政部負責傳遞給其他部門(mén)。
5.2.3.3行政部負責將公司的有關(guān)規定、決定、要求等信息向內部相關(guān)部門(mén)傳遞,并予以記錄。
5.2.3.4 質(zhì)量、環(huán)境管理體系運行中產(chǎn)生的信息,由產(chǎn)生部門(mén)及時(shí)傳遞到行政部,行政部進(jìn)行匯總分析后反饋相應部門(mén)處理:
——不符合、糾正和預防措施信息交流,按《糾正與預防措施控制程序》規定實(shí)施;
——內審、管理評審信息交流,按《內部審核控制程序》規定實(shí)施;
——緊急情況下的信息按《應急準備與響應控制程序》規定實(shí)施;
——公司重大環(huán)境因素控制、關(guān)鍵工序操作、質(zhì)量環(huán)境意識、質(zhì)量環(huán)境培訓等按培訓的有關(guān)制度實(shí)施。
5.2.3.5 管理者代表每月將質(zhì)量/環(huán)境管理體系日常運行情況及問(wèn)題在公司辦公會(huì )上進(jìn)行報告。
5.3 信息的貯存、保護和利用
5.3.1 各部門(mén)應及時(shí)將本部門(mén)涉及的內部信息、外部信息和質(zhì)量信息存檔,信息溝通中的記錄要求按《記錄控制程序》執行。
5.3.2各部門(mén)應將信息有效地利用,并按數據分析的規定,從信息中選擇數據作為數據分析的原始數據。
6 相關(guān)文件
HLD-QEP-02《記錄控制程序》
HLD-QEP-03《內部審核控制程序》
HLD-QEP-05《糾正和預防措施控制程序》
HLD-QEP-07《法律法規及其他要求識別和評價(jià)控制程序》
HLD-QEP-10《應急準備和響應控制程序》
7 相關(guān)記錄和表格
保存地點(diǎn) 保存期
信息聯(lián)絡(luò )記錄 各部門(mén) 3年